Preferências e Variáveis por Empresa
No menu Configurações do Sistema Agrotis Gerencial temos acesso às Preferências do Sistema. Ou então o mesmo acesso pode ser feito pelo ícone da estrela no menu principal:
Essa tela consiste nas parametrizações necessárias do sistema para que o mesmo trabalhe conforme as necessidades de cada empresa.
Atenção! Somente o supervisor de software devidamente capacitado deve ter acesso para alterar as preferências, pois o impacto de uma alteração incorreta pode ser irreversível!
As configurações efetuadas nessa tela são organizadas em grupos chamados de Categorias, de acordo com a funcionalidade de cada opção. Como pode verificar abaixo:
Existem diversas preferências, que devem ser utilizadas de acordo com a necessidade de cada cliente e algumas delas só são habilitadas quando determinados módulos adicionais estão ativos, como o Indústria e Armazenagem, por exemplo.
Podemos citar como as preferências principais e obrigatórias pelo menos as seguintes:
| Categoria | Preferência | Valor |
| Configurações | Diretório dos arquivos RPT para relatório | Informar o caminho onde estão os arquivos responsáveis pela geração dos relatórios. Sem este caminho configurado não é possível gerar relatórios no Sistema. Como exemplo padrão o caminho é:
Servidor:C:\Safebd\Sistemas\Relato\ |
| Financeiro | Data de segurança dos lançamentos financeiros | Informar a data de fechamento dos lançamentos.
Todo o final de mês, depois do fechamento contábil, nenhum lançamento pode ser feito com data retroativa. Essa opção trava os lançamentos anteriores à data informada. |
| Financeiro | Data de segurança para data de entrada de contas a pagar/receber | Informar a data de segurança para a entrada de títulos no contas a pagar/receber.
Todo o final de mês, depois do fechamento contábil, nenhum título pode ser lançado com data retroativa. Essa opção trava os lançamentos anteriores à data informada. |
| Financeiro | Código padrão para conta Caixa | Informar a conta caixa padrão do Sistema. |
| Financeiro | Número de contas de primeiro nível no plano de contas | O máximo permitido são 9 níveis de contas agrupadoras, que devem ser informadas aqui para que se possa configurar o plano de contas. |
| Financeiro/ pagar |
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Informar as contas do plano de contas para juros pagos e descontos obtidos. Se esses campos não forem informados não é possível efetuar baixa de contas a pagar no sistema. |
| Financeiro/ receber |
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Informar as contas do plano de contas para juros recebidos e descontos concedidos. Se esses campos não forem informados não é possível efetuar baixa de contas a receber no sistema. |
| Geral |
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Informar o grupo de CFOP de compras e de vendas |
| Ramo Empresarial |
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Todas essas preferências tem os valores Sim/Não.
É importante selecionar Sim ao ramo da empresa pois são habilitados alguns campos a opções conforme o ramo selecionado. |
| Tributação | Data de segurança do inventário
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Informar a data de fechamento de inventário.
Todo o final de mês, depois do fechamento do inventário pela contabilidade, nenhum lançamento pode ser feito com data retroativa. Essa opção trava os lançamentos anteriores à data informada. ATENÇÃO!!! Nunca deixar essa opção sem nenhum preenchimento! Se isto for feito não será possível abrir o Sistema! |
Como você pode notar são inúmeras preferências, e em suas configurações podem ser informados valores como sim/não, contas do plano de contas, datas de segurança, grupos de CFOPs, entre outros.
Durante a implantação do Sistema, com o auxílio de um consultor da Agrotis, as preferências da empresa são configuradas. Porém com o uso do software, com a evolução dos processos da empresa e do próprio Sistema, podem ser necessárias novas configurações.
Para que seja possível alterar algum item no preferências é necessário primeiramente selecionar uma categoria, clicando uma única vez sobre a categoria desejada, em seguida na coluna a direita será demonstrado em tela quais as possíveis configurações dessa categoria, e a direita as possíveis opções.
Após realizar a configuração necessária, basta teclar TAB para o sistema habilitar o botão salvar, após clicar em Salvar recomenda-se fechar e abrir o sistema novamente para que a alteração seja aplicada.
Qual a diferença entre as Variáveis por Empresa e Preferências?
Como já vimos, as Preferências do Sistema podem ser configuradas conforme as necessidades de cada empresa.
As preferências são aplicadas a todas as empresas cadastradas na base de dados (matriz e filiais), já as variáveis por empresa são as mesmas preferências, aplicadas somente à empresa selecionada. Ou seja, o Sistema verifica se existe alguma variável por empresa primeiro, se tiver vai utilizar a variável que é especifica por empresa, se não tiver, vai olhar a regra definida nas preferências.
Podemos tomar como padrão que as preferências são geralmente utilizadas para configuração local de caminhos e outros dados do sistema comum entre todas as empresas, já as variáveis são aplicadas como específicas para cada filial, como conta caixa padrão por exemplo, que cada empresa pode ter uma conta caixa específica.
Mas então, como descobrir o nome das variáveis?
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Para acessar as variáveis, entrar no menu: “Configurações>> Empresa”, selecionar a empresa desejada e entrar na aba “Variáveis”;
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Para descobrir o nome da variável basta localizar a a opção desejada das preferências, na própria tela no canto inferior esquerdo o sistema mostra o nome da variável que pode ser configurada dentro das variáveis de cada empresa;
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Se você já souber qual a opção das preferências, na tela de variáveis também pode utilizar a tecla [F2] para fazer a pesquisa e selecionar uma das variáveis disponíveis:
