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Configurações básicas de comissões

Quando pensamos em cadastrar uma regra de comissionamento no sistema gerencial, temos que pensar primeiramente em regras básicas para configuração do comissionamento. A maior parte delas são configuradas no preferências. Porém cabe ressaltar que algumas configurações devem ser feitas ao iniciar com a geração de comissionamento, e para serem alteradas, requerem um mais de atenção e planejamento.

  • Dica: antes do início das configurações, é indicada uma reunião com o departamento que controlará o comissionamento aos vendedores, para discutir estas configurações disponíveis no sistema, e sempre testar a regra em uma base de homologação, para que todas sejam validadas antes da configuração na base de produção.

  • Preferências: existem algumas opções importantes a se decidir e configurar no preferencias do sistema. Abaixo seguem as principais preferências a serem configuradas, onde comentaremos detalhadamente neste material as mais específicas.

Seguindo a ordem de cima para baixo, temos algumas determinações:

  • Se atualizaremos o valor da comissão conforme cotação de moeda estrangeira;

  • Aumentar ou não o valor da comissão proporcionalmente ao juros/multa do título financeiro a receber do seu cliente;

  • Registrar um percentual de desconto mensal da comissão referente ao atraso da duplicata a receber, que libera esta comissão;

  • Se iremos descontar proporcionalmente o valor da comissão conforme desconto financeiro concedido no recebimento da duplicata, como desconto por antecipação por exemplo;

  • Forma de liberação de comissão: Esta opção talvez seja uma das mais importantes na configuração da regra de comissionamento, então requer mais atenção. Neste preferências, temos 3 opções, explicadas a seguir:

    • No recebimento: aqui o sistema gera o título a pagar ao vendedor no momento da quitação do documento. Detalhe importante: A partir da data da Conciliação do documento. Se o documento não for conciliado, o sistema não libera a comissão a pagar;

    • Na emissão: nesta escolha, o sistema começa a liberar a comissão na emissão da nota fiscal de venda, ao gerar o título a receber do cliente, ele também gera o título a pagar ao vendedor, independentemente se ele foi ou será pago, ou não;

    • Na emissão e na quitação: aqui o sistema libera parte da comissão na emissão do título a receber (emissão da nota fiscal de venda), e parte na quitação do título. Mas quanto para cada? Isso dependerá do percentual escolhido no preferências “Percentual da comissão liberada na emissão”. Cuidado. Tenha atenção na escolha desta opção, pois ela não poderá ser alterada caso a regra de comissionamento já estiver rodando com uma das opções acima. Não há problema na alteração desta política, mudando para esta opção. O problema será encontrado caso comissões liberadas em outra regra forem reprocessadas, lendo então uma nova política. O mais aconselhado, é que a política seja alterada após o encerramento do ciclo da política de comissionamento anterior, ou seja, após todas as comissões forem quitadas.

  • No próximo preferências, determinamos se o sistema criará um título a pagar ao vendedor, mesmo que a comissão seja igual a zero. Esta opção é escolhida principalmente para visualização de relatórios ao vendedor, principalmente quando a regra de comissionamento determina que a comissão do vendedor será zerada caso o desconto for acima do esperado, em uma regra que o comissionamento varia conforme desconto na tabela de preços, por exemplo.

  • Podemos também escolher o dia de liberação da comissão ao vendedor, feito no cadastro no mesmo (menu “Arquivo >> Agentes >> Vendedor”):

    • Então, no preferências determinamos se a comissão será gerada no dia X do mês seguinte a emissão da nota fiscal, ou no mesmo mês, podendo então causar um problema no provisionamento do fluxo de caixa da empresa para pagamento das comissões ao vendedor.

  • Dica: para não atrapalhar o fluxo de caixa, sempre escolher a opção “Não”, pois por exemplo o vendedor tem como dia de recebimento dia 20 (vinte), e a comissão foi gerada no dia 19 (dezenove), pelo pagamento do título a receber, quase não há tempo para fechamento das comissões.

    • Há dois agentes envolvidos no título a receber: vendedor e responsável pela cobrança (que utiliza o cadastro de vendedor). Caso eles sejam diferentes, há opção para gerar comissão também ao responsável pela cobrança;

    • Percentual para liberação da comissão, complementando a opção de liberação da comissão na emissão e no recebimento;

    • Percentual para aumentar a comissão caso o recebimento seja feito pontualmente;

    • Percentual para reduzir a comissão caso os títulos sejam pagos com atraso;

    • Permissão para cadastrar vários vendedores para o mesmo agente, um para cada filial cadastrada no sistema;

    • Preenchimento da data do título a pagar ao vendedor, se é a data da quitação do título a receber, ou a data da emissão do título a receber.

  • Cadastro de CFOP’s: além das configurações do preferências, devemos determinar as CFOP’s que geram contas a receber, a gerarem comissões a pagar (menu “Arquivo >> Tributação >> Natureza de operação…, aba “Financeiro & Contábil”):

  • Tabela de comissões: agora chegou a hora de determinar a regra, o valor a ser comissionado. Então, acessamos o menu “Arquivo >> Agentes >> Comissões >> Tabela de comissões”. Aqui determinamos as fórmulas e condições de comissionamento. Há um material na base do conhecimento explicações sobre os campos e utilização dos mesmos, podendo ser consultada no link a seguir: Comissões .

Como o foco deste curso é o supervisor de software, cabe ressaltar aqui alguns detalhes a serem considerados no registro de uma política de comissionamento:

  1. Poderão ser registradas regras diferentes, separadas pelo prazo de Data de início e Validade;

  2. Consideramos que mesmo com diversas regras registradas, o sistema utiliza uma ordem para validação da fórmula, que se inicia pelos filtros escolhidos:

Ou pela ordem da regra registrada, iniciando pelo primeiro código de fórmula válida, dependendo do filtro de data determinado:

3. Temos dois tipos de comissões: Comissões em cima de vendas e compras, ou em cima de Venda Direta (podendo esta ser consultada no material Venda direta ):

4. Determinamos a fórmula de cálculo da comissão:

Ou determinamos fórmulas específicas, dependendo da regra registrada:

5. Para uma regra de comissionamento por margem, ou até mesmo por desconto na tabela, usamos a fórmula de validação:

Dica: antes de determinar a regra, consulte o que há disponível no sistema, em relação a variáveis possíveis tanto no campo “Fórmula de cálculo de comissão”, quanto no campo “Fórmula para validação da comissão”. Caso não tenha alguma disponível, indicamos que consulte o seu gerente de contas para agendar uma consultoria voltada para política de comissionamento, ou até mesmo a avaliação de personalização de uma variável nova.

6. Variáveis disponíveis nos campos de fórmula de comissão e de validação:

  • Cadastro de agentes-clientes: o cadastro de comissionamento do sistema gerencial aceita até 4 agentes comissionados (sem contar a comissão para o responsável de cobrança, que segue a regra do vendedor 1). São eles: Vendedor 1 e 2, Gerente 1 e 2.

No cadastro de agentes-clientes que determinamos os vendedores que atenderão os clientes (Vendedor 1 e 2), como demonstrado a seguir:

Os vendedores registrados aqui, irão para transação de venda. Já o cadastro de gerente de vendas (gerente 1 e 2), vão no cadastro de cada vendedor:

Então, quando o vendedor é levado para transação, seu gerente também vai automaticamente.

  • Dica: há um preferências para determinar automaticamente o 1º vendedor associado a primeira venda para o cliente. Então, ao fazer a primeira venda, quando o vendedor é registrado na transação, automaticamente ele é cadastrado como vendedor 1 do cliente.

Porém, regras podem ser estabelecidas para o sistema gerencial levar os 4 agentes para transação, para serem comissionados. Para tanto, usamos a rotina de “Fórmula de Seleção de Vendedores”, vista no próximo tópico deste material.