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Plano de contas e Grupo de contas

1.1 Plano de Contas

O cadastro do plano de contas é essencial e de extrema importância para que as contabilizações das transações aconteçam.

Para preenchimento do plano de contas deverá seguir o seguinte procedimento:

1. Em “Configurações >> Preferências >> Financeiro

É preciso definir a quantidade de grupos que farão parte do plano de contas, como os obrigatórios Ativo, Passivo, Receita e Custos/Despesas, e demais grupos conforme necessidade gerencial e contábil. No passo a passo que apresentaremos aqui, vamos utilizar 7 (sete) grupos. Então, no campo “Número de contas de primeiro nível no plano de contas” vamos informar 7 (sete).

Se houver necessidade de inclusão de mais grupos no plano de contas, é só alterar a quantidade que eles serão automaticamente criados.

2. Em “Arquivo >> Financeiro >> Plano de Contas”, após a configuração do item acima serão apresentadas 7 (sete) estruturas denominadas por Grupos.

Ao clicar na linha e selecionar [Editar], ou ao clicar 2 (duas) vezes sobre a linha desejada, é possível alterar a descrição de cada grupo. Nesse momento também deve ser informada a Natureza do Grupo, Ativo, Passivo/Patrimônio líquido ou conta de Resultado.

3. O próximo passo é cadastrar as contas dos próximos níveis.

O plano de contas possui 11 (onze) dígitos independente do número de níveis utilizados para o mesmo. Podemos estruturar o plano de contas com quantos níveis se fizerem necessários para a atividade da empresa.

Como exemplo, vamos utilizar um plano de contas com 4 (quatro) níveis sendo:
1 – Ativo (Nível 1)
11 – Ativo Circulante (Nível 2)
111 – Disponibilidades (Nível 3)
1111 – Caixa Geral (Nível 4)

Para cadastrar uma nova conta, sempre devemos seguir a ordenação do nível, do menor para o maior. Para
cadastrar a conta 11 – Ativo Circulante, clicamos sobre a conta 1 – Ativo e pressionamos o botão [Novo]. Ao fazer isso, será aberta uma janela perguntando qual o tipo de conta deseja criar: Analítica ou Sintética.

Para criar a conta do Ativo Circulante, devemos clicar na opção Sintética, clicando nesta opção, será aberta uma nova janela perguntando o número de contas sintéticas filhas que podem ser criadas 9 ou 99.

Se clicar em 9, no caso que estamos exemplificando, será criada a conta 11000000000 se clicar em 99 será criada a conta 10100000000, ou seja, para o nível 2, será possível a criação de 9 contas na primeira opção e se selecionar o 99, será possível criar 99 contas para o nível 2.

A conta será criada, devendo então ser preenchida a sua descrição e demais cadastros que são importantes nesta rotina como:

Filial ou grupo de empresa: se essa conta for pertencer a apenas uma filial ou a um grupo específico de empresa, pode ser informado no cadastro de forma a não ficar disponível para demais filiais ou grupos.

Tipo de conta: carteira, conta corrente, despesa, receita e outras, conforme cada situação.

Análise Vertical: informe a conta que definirá a análise vertical, opção que poderá ser visualizada na emissão do balancete de verificação.

Código Contábil: informe o código da conta correspondente no plano contábil. Esse campo não é obrigatório e fica a critério da empresa a utilização.

Flag incluir saldo na previsão de caixa: essa flag deverá ser marcada sempre que o saldo dessa conta influenciar na análise de fluxo.

Para criar as demais contas, o processo é o mesmo. Para criar a conta Disponibilidades, 1110000000, devemos selecionar a conta de nível anterior (Ativo Circulante 11000000000), para o tipo de conta, vamos selecionar Sintética e para o nível 3, usaremos dois dígitos, então quando aparecer a opção para quantidade de contas sintéticas filhas, vamos selecionar a opção 9.

4. Relatório do plano de contas.

A partir desta tela é possível emitir relatórios relativos ao Plano de Contas. Basta pressionar o botão Relatório, que teremos as seguintes opções:

1.2 Grupo de Contas

O Grupo de contas é uma rotina para facilitar as contabilizações de baixas rotineiras que terão sempre as mesmas contas contábeis. A rotina pode ser configurada para contas a pagar e contas a receber.

O acesso é em “Arquivo >> Financeiro >> Grupo de Contas – Pagamentos” para configurações de contas a pagar, e “Arquivo >> Financeiro >> Grupo de Contas – Recebimentos” para contas a receber.

No exemplo abaixo, vamos configurar um grupo de contas para pagamentos à Agrotis:

O campo código é sequencial e informado pelo usuário.

No campo conta padrão para Categoria vamos informar a conta que será usada para baixar o título no campo Categoria.

Caso tenha um juro ou desconto com contabilização diferente do padrão, podem ser definidos nos respectivos campos.

E caso a empresa faça uso do centro de custo na baixa, essa informação já pode ficar configurada no grupo de contas.

O uso do grupo de contas pode ser feito em dois momentos:

No lançamento/emissão de nota, na aba Parcelamento:

Ou diretamente no título financeiro:

Com o campo preenchido, ao efetuar uma baixa, o sistema preencherá o campo categorias, juros/desconto e centro de custo automaticamente.