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Cadastros básicos de Agentes

No Sistema Gerencial Agrotis, para facilitar a gestão dos cadastros, cada pessoa física/jurídica é caracterizada como “Agente”. Isso porque em determinados ramos de atividade, um mesmo Agente pode ser Cliente e também ser Fornecedor.

Sendo assim, com a finalidade de evitar uma redundância de dados, o sistema trabalha com a classificação de Agentes. Lembrando que esse cadastro, assim como o cadastro de produtos e serviços, é compartilhado entre as filiais.

1.1. Acesso ao Cadastro e Estrutura

O acesso ao cadastro de Agentes pode ser realizado pelos Atalhos:

Ou também pelo acesso do Menu: Arquivo >> Agentes

O Agrotis Gerencial classifica os agentes em seis categorias:

  1. Cliente;

  2. Fornecedor;

  3. Transportador

  4. Cooperado

  5. Gerente de vendas;

  6. Vendedor

Cada tipo de classificação de Agente possui sua tela específica de formulário de cadastro. Isso ocorre porque determinado Agente possui a necessidade de mais ou menos informações.

Para realizar o cadastro básico de Agentes o Gerencial Agrotis exige preencher os seguintes campos obrigatórios: Razão Social/Nome, Condição Contribuinte, e Endereço. Os demais campos não são obrigatórios e deverão ser preenchidos conforme necessidade.

É importante lembrar que determinado Agente aparecerá como disponível somente nas telas que correspondem à sua classificação. Sendo assim, somente um Agente cadastrado como Cliente poderá ser selecionado na tela de Saídas, mesmo coisa para um Agente cadastrado como Fornecedor para a tela de Entradas. Caso haja movimentação em ambas as telas, o Agente deve ser classificado como ambos.

1.2. Cadastro de Cliente

Para exemplificar, utilizaremos o cadastro de “Formulário de Clientes”, pois se trata do cadastro com o maior número de informações a serem inseridas.

1.2.1 Aba de Cadastro “Agente”

Na aba de Cadastro “Agente” os campos que são utilizados nos cadastros são:

Código: preenchido automaticamente pelo sistema.

Razão Social/Nome: identificação com a Razão Social para cadastro de pessoas jurídicas e o Nome para cadastro de pessoas físicas.

CNPJ/CPF: identificação do CNPJ para pessoas jurídicas e CPF para pessoas físicas.

Classif.: este campo é um campo aberto para digitação, destinado à classificações internas de clientes. Não há uma tabela padrão de cadastro, nem verificação em outras telas, destina-se apenas para consulta.

Um exemplo de utilização é classificar o cliente por porte, A, B, C. Onde porte A = Clientes grandes, B = Clientes médios e C = Clientes pequenos.

Ativo: flag responsável por identificar se o agente está ativo na base de dados, ou seja, se ainda possui movimentações com a empresa. Quando ele está ativo fica disponível para consultas, por exemplo, aparece para ser selecionado na tela de vendas. Caso o cliente estiver inativo (com essa flag desmarcada) não aparece na consulta da tela de vendas, entre outras.

Cliente Protestado : flag que deverá ser marcada quando o agente for devedor e tiver algum título que tenha sido protestado junto ao cartório.

Utilizar endereço de cobrança Centralizado: indica que o sistema replicará o endereço de cobrança do Agente para todos os Sub-agentes. Ao ser marcada essa flag, o sistema habilita uma nova aba dentro da tela de cadastro de Agente que se chama “Endereço de cobrança”.

Financeiro agrupador: corresponde ao código do Agente agrupador dos saldos financeiros dos adiantamentos (quando o cliente paga antecipadamente, ficando com um crédito na empresa). Configuração disponível no item “Cadastro de Agentes” da Rotina de Adiantamentos

Financeiro Conta: corresponde ao cadastro da conta financeira que agrupará os saldos financeiros dos adiantamentos. Configuração disponível no item “Cadastro de Agentes” da Rotina de Adiantamentos

Integração com Sistemas de Contabilidade Contas 1, 2, 3, 4: campo utilizado para preenchimento das contas contábeis dos Clientes (razão), cada Cliente pode ter até 4 contas vinculadas.

Prazo autorizado para fatura: quantidade de dias que, após o vencimento de qualquer título do Cliente, bloqueará os faturamentos para ele. Pode ser preenchido em data ou dias.

1.2.2 Aba de Cadastro “Sub-agente”

Dentro do sistema Gerencial existe sempre o cadastro do Sub-agente vinculado ao Agente. O cadastro de Agente tem o papel de agrupador, sendo o cadastro central da pessoa jurídica ou pessoal física. O cadastro de sub-agente corresponde às possíveis variações desse cadastro.

Como por exemplo, uma revenda que possui matriz e filiais em diferentes cidades. O cadastro do Cliente na aba “Agente” será único, mas a mesma Revenda poderá ter várias empresas que correspondem a matriz e suas filiais cadastradas e vinculadas, ou seja, vários “Sub-agentes”.

No caso de um cliente produtor rural, o cadastro do Agente será somente seu nome e seu CPF, e os sub-agentes serão suas fazendas.

Na aba de Cadastro “Sub-agente” os campos que são utilizados nos cadastros são:

Código: preenchido automaticamente pelo sistema.

CNPJ/CPF: identificação do CNPJ para pessoas Jurídicas e CPF para pessoas físicas. No caso de Sub-agentes o CNPJ irá variar de acordo com as filiais cadastradas e vinculadas ao cadastro central de Agente.

Razão Social/Nome: identificação com a Razão Social para cadastro de pessoas jurídicas e o Nome para cadastro de pessoas físicas.

Nome Fantasia/ Apelido/ Nome da Propriedade: identificação do Nome Fantasia no caso de pessoas jurídicas e suas filiais, Apelido para pessoas físicas e Nome da Propriedade para identificação de propriedades rurais.

Ativo: flag responsável por identificar se o Agente ainda está ativo na base de dados, ou seja, se ainda possui movimentações com a empresa.

Condição contribuinte: campo obrigatório em que deve ser selecionada a condição do contribuinte.

Inscrição Estadual: identificação do contribuinte junto a Secretaria de Fazenda Estadual.

RG – Para pessoas físicas, possibilidade de identificação do cidadão.

Inscrição Municipal: inscrição da empresa junto à Prefeitura.

Opção de tributação do agente: este pode sofrer alteração por opção do Agente. De acordo com as regras contábeis/fiscais existentes as opções são Lucro Presumido, Lucro Real, ou Simples Nacional, pode impactar nos impostos de PIS/COFINS, dependendo de cada empresa.

Data Cadastro: data que é efetuado o registro do sub-agente.

Produtor rural: este campo deverá ser preenchido para indicar que o Agente é um Produtor Rural, esta marcação impacta diretamente nas configurações relativas à Funrural.

Consumidor Final: este campo deverá ser preenchido para indicar que o agente é um consumidor final, esta marcação impacta diretamente na tributação a ele submetida, de forma que quando informado como consumidor final as operações de venda com este agente serão tributadas integralmente pelo ICMS.

Ignorar a validação de restrição por cidade: o sistema dispõe de um bloqueio que controla regiões de atuação. Ao marcar este flag, o sistema permitirá uma venda para um Agente que esteja fora da área.

Exclusivo Venda NFCe: indica que para esse agente só pode ser emitida nota fiscal ao consumidor.

Renasem/Validade/Portaria de Credenciamento: campo correspondente para a inclusão do cadastro do Renasem caso o Agente seja um produtor de sementes, com a sua respectiva validade e portaria de credenciamento. É validado apenas nos módulos Campo de Sementes e UBS.

1.2.2.1 Aba “Endereço”

Nesta aba deverá ser informado o endereço para faturamento do Sub-agente, sendo obrigatório o preenchimento das informações: CEP, Endereço, Número ou complemento, Bairro, UF e Cidade.

As opções “Como chegar” e “Mapa”, são recursos especiais. No caso do “Como chegar” ele faz a rota através do Google Maps, utilizando a origem como o endereço da empresa em que se está logado e a opção “Mapa” apresenta no Google Maps para a localização do Sub-agente.

O Gerencial Agrotis possui um banco de dados de CEP. Desta forma, se no cadastro de qualquer tipo de endereço for informado um CEP, o sistema preencherá automaticamente os dados, exceto número, complemento, caixa postal e telefones.

1.2.2.2 Aba “Cobrança”

Nesta aba deverá ser informado o endereço para questões relacionadas à cobrança.

1.2.2.3 Aba “Dados pessoais”

nformações referentes à contato.

Celular: telefone celular do Sub-agente.

E-mail: e-mail para contato e recebimento de informações/mala direta se for o caso.

E-mail NF-e: e-mail que será utilizado para receber o XML e o pdf da nota fiscal eletrônica emitida para este Agente.

Mala direta: flag que se marcado, incluirá o Sub-agente nos envios de malas diretas com folders promocionais, etc.

Envio de boletos por e-mail: configuração referente ao envio de boletos por e-mail.

1.2.2.4 Aba “Informações para vendas”

Plano de Pgto.: poderá ser pré-definido um plano com as condições de pagamento padrão para este Sub-agente com base nos “Planos e Condições de Pagamento” já cadastrados.

Tab.Preço: poderá ser pré-definida uma tabela de preços padrão para este Sub-agente. Esta tabela deverá ser previamente cadastrada na tela “Tabelas de preço” para posterior vinculo ao Sub-agente.

Setor: poderá ser definida a região na qual este Sub-agente está alocado. Esta região deverá ser previamente cadastrada na tela “Regionalização dos Agentes” para posterior vinculo ao Sub-agente.

Categoria: uma das informações mais importantes do cadastro do Subagente é a identificação de qual categoria o mesmo faz parte. Esta informação é utilizada em relatórios, assim como para definição de tributação e comissões no caso dos vendedores.

Exemplos de categoria: Produtor Rural, Revenda, Funcionário, Indústria, Órgãos e Autarquias, etc.

Carteira cob.: identifica em qual carteira o Sub-agente está vinculado e essa informação é utilizada para geração de boletos de cobrança.

Resp. Cobrança: indica qual profissional ficará encarregado em efetuar a gestão de cobrança deste cliente. Esse cadastro se origina da tela “Formulário de Vendedores”.

Vendedor: indica qual vendedor padrão está vinculado a este Sub-agente. Esse cadastro se origina da tela “Formulário de Vendedores”.

Transportador: indica qual o transportador padrão deste Sub-agente. Esse cadastro se origina da tela “Formulário de Transportadores”.

Redespachante: utilizado quando a carga tem a necessidade de recontratação de transportador. Esse cadastro se origina da tela “Formulário de Transportadores”.

Grupo: uma classificação do Sub-agente, utilizado na definição de comissões dentre outras situações para análises gerenciais.

Exemplo de grupos: Agrícola, Fornecedores, Clientes, Laticínios, Pecuária, etc.

1.2.2.5 Aba “Recolhimento Funrural”

Classifica o tipo de recolhimento que será seguido para o Sub-agente, influencia na configuração Demonstração do Funrural e desconto do valor no título do Financeiro . Para o cadastro de Sub-agente essa aba é utilizada quando houver diferença de recolhimento entre os Sub-agentes, contudo, também existe a opção para utilizar a configuração do Agente, que também possui uma aba para essa informação.

1.2.3 Aba de Cadastro “Informações para faturamento”

Classificação do agente para efeito de retenção de impostos: classificação conforme predefinição da secretaria de Fazenda. Deverá ser selecionado uma dentre as opções apresentadas no Agrotis Gerencial, na qual o agente está classificado.

Campo livre abaixo da classificação: no campo livre que se encontra abaixo da opção de classificação, é um local onde poderá ser informada uma mensagem que será apresentada toda vez que o Agente for informado nas telas de faturamento de transação.

1.2.4 Aba de Cadastro “Histórico”

Os dados desta aba são alimentados com base na movimentação do Agente, desde que definido nas configurações de Preferências e Variáveis por Empresa do sistema os grupos de CFOP correspondentes.

1.2.5 Aba de Cadastro “Recolhimento Funrural”

Classifica o tipo de recolhimento que será seguido para o cadastro do Agente, influencia na configuração de Demonstração do Funrural e desconto do valor no título do Financeiro .

1.2.6 Botões Aba Agente

Além dos botões comuns à todas as telas do Agrotis Gerencial, existem alguns outros cadastros que ficam disponíveis nas abas de cadastro dos Agentes.

Esses cadastros adicionais podem ser configurados de acordo com a necessidade.

1.3 Cadastro de Fornecedor

O cadastro de Agente Fornecedor não possui especificidades, é um cadastro com um número menor de informações que o cadastro de Clientes.

1.4 Cadastro de Transportador

O cadastro de Transportador possui na aba Sub-agentes alguns campos específicos. Nesta tela existem os seguintes campos adicionais:

Código ANTT: neste campo devem ser inseridos os dados do código de registro do Transportador na Agência Nacional de Transportes Terrestres.

Placa do veículo: placa do veículo de transporte.

UF: estado de registro do veículo de transporte.

Chassi do Veículo: chassi do veículo de transporte.

Para este tipo de agente, existe também uma nova aba, chamada de “Atendimento”. Esta aba refere-se à quais regiões este transportador atende.

1.5 Cadastro de Cooperado

Nesta opção serão abordadas as especificidades do cadastro de Cooperado, também conhecido como Associado. Esse Agente realiza operações de compra de insumos e venda da produção para com a cooperativa.

Atenção: se um Agente for caracterizado como Cooperado, o mesmo não poderá ser caracterizado como Cliente, ou seja, é uma opção onde ou o Agente é Cliente ou é Cooperado. Porém, o Cooperado, assim como o Cliente, poderá ser classificado também como as demais opções de Agente no sistema.

Para agente cooperado existe uma aba adicional para o registro das informações de associação do produtor, a aba “Informações Cooperado”. Nessa aba estão disponíveis os seguintes campos:

Registro na Cooperativa: campo onde deverá ser informado o código do registro (Matrícula) do cliente junto à cooperativa.

Participação: percentual de participação societária do Cooperado junto à cooperativa.

Contas Capital Social e Capital a integralizar: campo para inclusão das contas correspondentes no Plano de Contas.

1.6 Cadastro de Gerente de Vendas

Neste cadastro serão caracterizados os Gerentes de Venda, ou seja, os responsáveis comerciais por determinada região/equipe. Sua única especificidade em relação ao que já foi visto até o momento é a informação “Dia fixo para gerar as comissões”.

Essa informação será utilizada no modelo de comissões adotado pela empresa. Quando a comissão for liberada, conforme configuração, será gerado um contas a pagar para este gerente para o dia informado neste campo.

1.7 Cadastro de Vendedores

Neste cadastro são registrados os dados dos Vendedores, similar ao cadastro de Gerente de Vendas, porém com algumas informações adicionais.

Na aba de “Agente” temos dois campos adicionais, sendo eles:

Gerente Responsável: o responsável pelo Vendedor, pré cadastrado anteriormente na tela “Gerente de Vendas”.

Limite de Crédito: valor liberado para compras a prazo por parte do Vendedor.

Existe também uma aba exclusiva para o Agente Vendedor, onde podem ser definidas as metas de venda. Esta aba possui os seguintes campos:

Ativações: meta de ativação de novos Clientes.

Faturamento: meta de valor financeiro de vendas.

Mix de produtos: código do Mix de produtos deste Vendedor.

1.8 Sub cadastros

Para realizar os cadastros dos Agentes é necessário que alguns sub cadastros sejam feitos de forma adequada. Esses podem ser realizados conforme orientação em Sub cadastros de agentes .

1.9 Utilitários Agentes

Na tela de “Classificação dos agentes” é possível configurar um mesmo Agente em mais de uma classificação apenas marcando o check-box ao lado da classificação desejada.

O Agente pode estar classificado ao mesmo tempo em todas as classificações, somente “Cliente” e “Cooperado” que será um ou outro. O restante das opções podem estar marcadas todas ao mesmo tempo, conforme necessário.

No sistema nunca serão cadastrados dois agentes iguais. Para isto existem preferências que podem ser configuradas:

O cadastro do agente sempre será único, basta localizar o Agente, cadastrado anteriormente, na pesquisa rápida e classificá-lo adequadamente.